Как устроены Справочники с Системе

• Каждый из справочников представляет собой набор “карточек” (Элементов) в которые внесены разные данные для этого элемента. В одном справочнике содержаться элементы только одинакового типа. Например: Справочник Товаров, Справочник Клиентов, Справочник Банков и т.д. Количество элементов в каждом из справочников – не ограничено.

• Справочники  – один из основных разделов Базы Данных. Данные, содержащиеся в элементах справочника, используются во всех действиях, документах и отчетах системы.

• Доступ для работы с содержимым справочников осуществляется из Главного Меню программы - /Справочники.

• Существуют три типа справочников:

- Простой справочник: – Справочник без возможности группировки элементов.

- Справочник с группами:  – Справочник, поддерживающий возможность сгруппировать элементы по каким либо признакам в группы и подгруппы.

- Скрытый справочник:  - Справочник, который в явном виде недоступен из меню программы, и работать с которым можно только при прямой ссылке на его элемент из других  Справочников или Документов. 

Ссылки в Справочниках

• Данные, хранящиеся в Элементе Справочника, во многих случаях представляют собой ссылки на Элементы других Справочников.  Например - при заполнении данных на конкретный товар в Справочнике Товаров, налог, на самом деле представляет собой ссылку на соответствующий Элемент Справочника Налогов. А Счета Клиента из Справочника клиентов – содержат в себе ссылку на конкретный банк, из Справочника Банков.  

• Из сказанного следует один важный вывод!!! Нельзя просто так удалить элемент какого-либо справочника, если ссылки на него используются в элементах других Справочников или Документов. Например – Если из Справочника Товаров удалить какой-либо Товар, то он также будет удален из всех Документов и Справочников, в которых присутствовали ссылки на него. Для того, что бы обойти эту ситуацию, в Справочниках предусмотрена возможность неиспользуемые элементы сделать невидимыми. Т.е. элемент справочника не удаляется, но при этом не загромождает экранные формы.
• Взаимные ссылки элементов одного справочника друг на друга - недопустимы! Например – нельзя создать товар, в состав которого входит другой товар, в свою очередь имеющий в своем составе первый товар. 
  
  

Справочники с Группами

Image Added

• Для удобства пользования некоторые справочники позволяют в внутри себя создавать Группы и Подгруппы своих элементов.  Группировка имеет древовидную структуру, позволяющую  удобно расположить элементы. Например, в Справочнике Товаров можно создать группу “молочные товары”, которая в свою очередь будет содержать подгруппы – “Кисломолочные продукты”, “Сливки” и “Сыры”. Ну а в последней группе создать еще подгруппы – “Соленые сыры” и  “Итальянские сыры”

• Количество Групп и Подгрупп – не ограничено.

• В некоторых справочниках существуют Обязательные Группы и Подгруппы, которые невозможно удалить, так как без них полностью нарушается логика работы системы.  

  Image Added

  Image Added

• В справочниках один и тот же Элемент может одновременно принадлежать к разным группам.  Например, в Справочнике Клиентов один и то же клиент может состоять как в группе Поставщиков, так и в группе Покупателей. 

• Если удаляется элемент справочника, который одновременно принадлежит к нескольким группам, то его следует удалять в каждой из Групп.

  Image Added

• Если удаляется  группа или подгруппа целиком, то все ее элементы переместятся в группу, расположенную выше по структуре справочника. 

  Image Added

  Image Added

• Любой элемент справочника можно перемещать из одной группы в другую группу. При этом существую два способа перемещения:

- Копирование: - Элемент переноситься в новую группу, но при этом продолжает оставаться  и в старой группе.

- Перенос: – Элемент переноситься в новую группу, а в старой группе – удаляется.

Краткий обзор справочников

• АКЦИИ / ПЕРЕОЦЕНКИ – Справочник содержит список заданий на проведение Акций и Переоценок. Система позволяет организовать автоматическую смену розничных цен на товары в назначенное время (Переоценки) или на определенный период времени (Акции).

• БАНКИ – Список Банков  и их контактные и прочие данные. Информация из этого справочника будет в дальнейшем использоваться в тех местах, где потребуется ввод данных какого либо банка.

• БАНКИ КОРРЕСПОНДЕНТЫ – Справочник содержит список Банков-Корреспондентов и их данные. Банк-Корреспондент – это банк, владеющий счетом в каком-либо другом Банке.

• БИЛЬЯРД / ОСОБЫЕ ДАТЫ -  Справочник содержит списки Особых Дат, позволяющих корректировать Тарифные Планы в соответствии с праздничными или другими особыми датами.

• БИЛЬЯРД / ТАРИФНЫЕ ПЛАНЫ – Справочник содержит Тарифные Планы – расписание продажи товаров (Времени игры) системах, обслуживающих бильярдные залы.

• БОЛЬНИЧНЫЕ КАССЫ – В справочнике содержится информация о Больничных Кассах - учреждениях, которые посредством страховых полисов, или иным способом позволяю компенсировать населению затраты на покупаемые медикаменты.

• ВАЛЮТЫ – Справочник, содержащий Валюты с их курсами относительно Базовой Валюты системы.  В справочнике так же храниться история курсов валют, а так же имеется встроенный механизм обновления курсов по интернету непосредственно из банков, или из файла.

• ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ – Справочник, содержащий данные по используемым для учета товаров единицам измерения.

• ИДЕНТИФИКАТОРЫ – Справочник содержит Идентификаторы и их параметры. Под Идентификатором в Системе понимается  уникальный код, который обычно записан на электронный носитель информации. Например - Магнитные или чиповые Карточки, электронные ключи iButton и т.д.

• КЛИЕНТЫ – Справочник содержит данные Клиентов и их параметры. Под Клиентами в системе подразумеваются  объекты хозяйственной деятельности, Движения Денег и Товаров между которыми, учитываются в системе.

• МЕНЮ – Справочник содержит  альтернативные формы группировки товаров из Справочника Товаров, которая ориентирована на удобство продажи  с торгового оборудования в предприятиях общественного питания.

• НАЛОГИ – Справочник содержит данные по  налогам, которые используются в системе.

• ПРАЙС-ЛИСТЫ – Справочник содержит список Прайс-листов. Под Прайс-листом в системе  подразумеваются особым образом составленный список товаров, выбранных из Справочника Товаров, с назначенными розничными ценами, Одному и тому же товару в разных Прайс-листах можно присвоить различную розничную цену, отличную от цены в Справочнике Товаров. 

• ПРИМЕЧАНИЕ К МЕНЮ – Справочник содержит Примечания к Меню –  набор описанных в тексте особенностей, связанных с процессом продажи товара. В дальнейшем этот текст используется торговым оборудованием для подсказок персоналу вопросов, которые следует задать посетителю при приеме у него заказов в предприятиях общественного питания.

• ПРИЧИНЫ СПИСАНИЯ – Скрытый справочник. Список Причин Списания, связанных с Движением Денег и Товаров. Данные из этого справочника в дальнейшем могут быть использованы при оформлении различных Документов.

• ПРОДАВЦЫ – Справочник содержит данные Продавцов. Помимо  общих данных о Продавце, в справочнике хранятся так же настройки, определяющие какие возможности и ограничения при работе с торговым оборудованием, будет иметь тот или иной Продавец. 

• ПРОИЗВОДИТЕЛИ – Справочник содержит информацию о Производителях - физических или юридических лицах, которые производят учитываемый в системе товар.

• РАСХОДЫ -  Скрытый справочник. Список дополнительных Расходов, связанных с Движением Денег и Товаров. Эти данные могут быть использованы при оформлении различных Документов.

• СПИСОК ПЕРИОДОВ – Список поименованных периодов времени. Например – “Новогодняя распродажа”, “Праздник города”, “Школьные каникулы”. В дальнейшем, при работе в системе, в тех местах, где потребуется указать какой либо период времени, можно будет просто сослаться на элемент этого справочника и даты будут подставлены автоматически.

• СТОЛИКИ И ЗАЛЫ – Справочник содержит данные Столиков и Залов. Эти два понятия относятся в основном к той части системы, которая позволяет организовать работу на предприятиях общественного питания, и связаны с использованием возможностей торгового оборудования POS-а BRIO One Touch Pro и переносного терминала официанта ORDERMAN.

• ТИПЫ КОНТАКТОВ – Скрытый справочник. Список возможных типов контактной информации и их параметры. Например – Телефон домашний, Факс, Электронная почта и т.д. Тип контактной информации определяет, какое приложение в операционной системе или устройство должно использоваться для обеспечения связи.

• ТОВАРЫ – Справочник содержит информацию о всех товарах, учитываемых в системе. Кроме того в этом справочнике содержится информации о делении товаров на группы и подгруппы,

• УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ / БОНУСЫ – Справочник содержит список Бонусных Правил,  которые позволяют организовать систему поощрений Клиентов за покупку Товаров.

• УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ / ПОЛИТИКИ –  Справочник содержит список Ценовых Политик, определяющих, какие Ценовые Правила, и по какому расписанию будут применяться для организации системы поощрений Клиентов.

• УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЛЕЙ / ПРАВИЛА – Справочник содержит список Ценовых Правил определяющих, какие Товары, с какими скидками (Ценами), и по какому расписанию будут продаваться.
• ФИРМЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛИ – Справочник содержит список Фирм-Пользователей с их данными.  Под Фирмами-Пользователями подразумевается одно или несколько юридических лиц, движения товаров и денег в которых должны учитываться в одной системе ShoppinG-IV.