Что такое Документ

• Документ - это созданное Пользователем формализованное описание  движения товаров , услуг и денег в системе. 
  
• Все Документы в системе могут находиться в двух состояниях:

- "Проведенные документы" - Это  Документы,  для которых  все описанные в них изменения в состоянии денег и товаров уже занесены в Базу Данных и  учтены системой.

• 
  
• Любое изменение в состоянии Товаров и Денег в системе не может быть сделано без соответствующего Документа. Сначала создается Документ, описывающий необходимые изменения и лишь потом, на его основании, система производит эти изменения.

• После создания все Документы заносятся в журнал документов. Из журнала Документы всегда можно извлечь необходимый Документ для из Журнала  для просмотра, распечатки или редактирования. 
  
  
  

"Проведенные" и "Не Проведенные" Документы

• Все документы Документы в системе Системе могут находиться в двух состояниях:

- "Проведенные документы" - Это  Документы,  для которых   состояние Документа, при котором все описанные в них нем изменения в состоянии денег и товаров уже занесены в Базу Данных и  учтены системой товаров и денег система уже выполнила и занесла  в Базу Данных.

- "Не проведенные документы" - Это документысостояние Документа, для которых все описанные в них изменения в состоянии денег и товаров, еще не занесены в базу данных и не учитываются системой. Если документ котором система еще не выполняла. Если Документ не проведен, то он представляет собой  собой просто "черновик", который всегда можно отредактировать или просто уничтожить, без всяких последствий для точности учета. 

• Операция "проведения" Документов в большинстве случаев  не обратима, или обратима с определенными условиями.   Система не позволит снять проводку с  Приходной Накладной, если в результате этого может возникнуть путаница в учете  товаров, принятых по этой накладной (Например, часть товаров была уже продана). .

,  уничтожить, или Провести.

• После того, как Документ "Проведен",  в большинстве случаев  его невозможно отредактировать, или опять сделать Не Проведенным (Черновиком). Иногда это все же возможно,  но при соблюдении определенных условий.  
  
  
• Для всех Проведенных Документов система отслеживает возможность их редактирования или снятия с них Проводки и не позволит это сделать, если в результат может возникнуть путаница в учете денег или товаров. Например, если часть товаров, принятых по какой либо накладной уже была продана, то система не позволит снять проводку с Приходной Накладной, по которой эти товары были приняты в систему. 
  
  
• При необходимости, вместо создания нового Документа, всегда можно воспользоваться аналогичным, уже имеющимся в Журнале.. Для этого имеющийся Документ следует скопировать, изменить в нем необходимые данные и провести его уже как новый Документ.

Примеры некоторых Документов, которые  используются в системе:

Приходная накладная - По этому документу оформляется приход товаров от поставщика. 

Расходная накладная - По этому документу оформляется отгрузка  товаров покупателю.

Производство - Документ описывает процесс получения Товара из других Товаров, которые входят в его состав. 

Инвентаризация - Документ позволяет внести изменения в количестве числящихся на остатках товаров, на основании проведенной инвентаризации.

Возврат поставщику - На основании этого Документа Товары можно вернуть обратно Поставщику.

Возврат от покупателя - Этот Документ служит основанием для оформления возврата проданных Товаров от покупателя обратно в систему.

Заказ поставщику -  На основании этого Документа формируется Заказ Поставщику на  недостающие или заканчивающиеся товары.

Передача - Документ служит основанием для передачи товаров из между отделами.

Списание - На основании этого Документа производится списание Товаров.

Переоценка - Документ позволяет переоценить Товары.

Переработка - Документ позволяет провести переработку одних Товаров в другие.

Оплата поставщику - Документ позволяет учесть оплату, полученных от поставщика, товаров. 

Оплата покупателями - Документ позволяет учесть оплату, произведенную покупателями за проданные товары.