Как устроены Справочники с Системе

• Каждый из справочников представляет собой набор “карточек” (Элементов) в которые внесены разные данные для этого элемента. В одном справочнике содержаться элементы только одинакового типа. Например: Справочник Товаров, Справочник Клиентов, Справочник Банков и т.д. Количество элементов в каждом из справочников – не ограничено.

• Справочники  – один из основных разделов Базы Данных. Данные, содержащиеся в элементах справочника, используются во всех действиях, документах и отчетах системы.

• Доступ для работы с содержимым справочников осуществляется из Главного Меню программы - /Справочники.

• Существуют три типа справочников:

- Простой справочник: – Справочник без возможности группировки элементов.

- Справочник с группами:  – Справочник, поддерживающий возможность сгруппировать элементы по каким либо признакам в группы и подгруппы.

- Скрытый справочник:  - Справочник, который в явном виде недоступен из меню программы, и работать с которым можно только при прямой ссылке на его элемент из других  Справочников или Документов. 

Ссылки в Справочниках

• Данные, хранящиеся в Элементе Справочника, во многих случаях представляют собой ссылки на Элементы других Справочников.  Например - при заполнении данных на конкретный товар в Справочнике Товаров, налог, на самом деле представляет собой ссылку на соответствующий Элемент Справочника Налогов. А Счета Клиента из Справочника клиентов – содержат в себе ссылку на конкретный банк, из Справочника Банков.  

• Из сказанного следует один важный вывод!!! Нельзя просто так удалить элемент какого-либо справочника, если ссылки на него используются в элементах других Справочников или Документов. Например – Если из Справочника Товаров удалить какой-либо Товар, то он также будет удален из всех Документов и Справочников, в которых присутствовали ссылки на него. Для того, что бы обойти эту ситуацию, в Справочниках предусмотрена возможность неиспользуемые элементы сделать невидимыми. Т.е. элемент справочника не удаляется, но при этом не загромождает экранные формы.
• Взаимные ссылки элементов одного справочника друг на друга - недопустимы! Например – нельзя создать товар, в состав которого входит другой товар, в свою очередь имеющий в своем составе первый товар. 
  
  

Справочники с Группами

• Для удобства пользования некоторые справочники позволяют в внутри себя создавать Группы и Подгруппы своих элементов.  Группировка имеет древовидную структуру, позволяющую  удобно расположить элементы. Например, в Справочнике Товаров можно создать группу “молочные товары”, которая в свою очередь будет содержать подгруппы – “Кисломолочные продукты”, “Сливки” и “Сыры”. Ну а в последней группе создать еще подгруппы – “Соленые сыры” и  “Итальянские сыры”

• Количество Групп и Подгрупп – не ограничено.

• В некоторых справочниках существуют Обязательные Группы и Подгруппы, которые невозможно удалить, так как без них полностью нарушается логика работы системы.  

• В справочниках один и тот же Элемент может одновременно принадлежать к разным группам.  Например, в Справочнике Клиентов один и то же клиент может состоять как в группе Поставщиков, так и в группе Покупателей. 

• Если удаляется элемент справочника, который одновременно принадлежит к нескольким группам, то его следует удалять в каждой из Групп.

  

• Если удаляется  группа или подгруппа целиком, то все ее элементы переместятся в группу, расположенную выше по структуре справочника. 

• Любой элемент справочника можно перемещать из одной группы в другую группу. При этом существую два способа перемещения:

- Копирование: - Элемент переноситься в новую группу, но при этом продолжает оставаться  и в старой группе.

- Перенос:  – Элемент переноситься в новую группу, а в старой группе – удаляется.